¶ Gestion des Audits
¶ Vue d'ensemble
Le module d'audit de RDE Web permet de réaliser des contrôles financiers et de conformité approfondis sur les structures. Ces audits complètent les visites de contrôle standard par une approche plus détaillée et documentée.
¶ Concept des audits
¶ Différence avec les visites
- Visites : Contrôles rapides et fréquents de conformité technique
- Audits : Contrôles approfondis, documentés, avec grille d'évaluation détaillée
¶ Types d'audits
- Audits financiers : Vérification de la facturation et des coûts
- Audits de conformité : Contrôle détaillé de la conformité réglementaire
- Audits de performance : Évaluation de l'efficacité des processus
¶ Registre des audits
¶ Accès au registre
- Navigation directe : Cliquer sur l'icône « Audits » dans la barre de menu verticale
- Depuis le tableau de bord : Widget audits si configuré
- Prérequis : Droit d'accès aux audits
¶ Interface du registre
¶ Colonnes principales
Identification :
- Identifiant : Numéro unique de l'audit
- Date de création : Date de programmation
- Créateur : Personne qui a créé la demande d'audit
- Auditeur : Personne qui réalise l'audit sur le terrain
Structure auditée :
- Date de l'audit : Date de réalisation effective
- Code de la structure : Lien vers la fiche structure
- Type de structure : Échafaudage, autre structure
- Équipement : Localisation de la structure
Résultats :
- Résultat : Bilan global de l'audit
- Commentaire : Observations de l'auditeur
¶ Outils du registre
- Tri et filtrage : Outils standards RDE Web
- Personnalisation : Masquage/affichage des colonnes
- Création : Bouton « + Nouvel audit »
- Double-clic : Ouverture de la fiche d'audit
¶ Création d'un audit
¶ Méthodes de création
¶ Depuis une fiche structure
- Ouvrir la fiche de la structure concernée
- Cliquer sur le bouton « + Nouvel audit »
- Le formulaire s'ouvre prérempli avec les données de la structure
¶ Depuis le registre des audits
- Cliquer sur « + Nouvel audit » dans le registre
- Sélectionner la structure à auditer
- Compléter les informations
¶ Formulaire de création
¶ Entête de l'audit
Informations obligatoires :
- Date de l'audit : Date prévue ou réalisée
- Auditeur : Sélection dans la liste des utilisateurs
- Dossier : Affaire ou lot concerné
- Zone : Secteur géographique
- Structure : Code et description de la structure
Informations automatiques :
- Créateur : Utilisateur connecté qui crée l'audit
- Date de création : Horodatage automatique
¶ Grille d'évaluation
¶ Points de contrôle
L'audit comporte plusieurs catégories de points à vérifier :
¶ Dimensions et structure
- Hauteur : Conformité aux spécifications
- Largeur : Respect des dimensions
- Longueur : Vérification des mesures
¶ Sécurité et accès
- Externe : État des éléments extérieurs
- Suspendus : Vérification des suspensions
- Roulante : Mécanismes de roulement
¶ Éléments techniques
- Garde corps : Présence et conformité
- Cales prises : État des calages
- Monte charge : Fonctionnement des équipements
¶ Système d'évaluation
¶ États possibles pour chaque point
- Non renseigné : Point pas encore contrôlé
- Conforme : Point validé
- Non Conforme : Anomalie détectée
¶ Saisie des résultats
- Sélection rapide : Boutons radio ou listes déroulantes
- Commentaires : Zone de texte libre pour chaque point
- Photos : Possibilité d'ajouter des pièces jointes
¶ Bilan global de l'audit
¶ Options de bilan
À la fin de l'audit, un bilan global doit être attribué :
¶ Bilans disponibles
- Soumis à révision : Anomalies nécessitant des corrections
- Bilan positif : Structure conforme aux exigences
- Non défini : Bilan pas encore attribué
¶ Commentaire final
- Zone de texte libre : Synthèse des observations
- Recommandations : Actions à mener
- Points d'attention : Éléments à surveiller
¶ Impact du bilan
⚠️ Important : Contrairement aux visites, le bilan de l'audit ne déclenche aucune répercussion automatique sur la structure. Le statut de la structure ne change pas automatiquement.
Intervention manuelle possible : Un utilisateur peut néanmoins intervenir manuellement sur la structure si les résultats d'audit le justifient.
¶ Consultation et modification des audits
¶ Ouverture d'un audit
Depuis le registre :
- Double-clic sur la ligne concernée
- Clic simple sur le code de la structure pour accéder à la fiche structure, puis onglet « Audits »
¶ Interface de la fiche audit
¶ Navigation
- Onglets : Si plusieurs audits pour la même structure
- Historique : Évolution des évaluations dans le temps
- Liens : Accès direct à la fiche structure
¶ Modification
- Audits non finalisés : Modification possible de tous les champs
- Audits clos : Consultation uniquement (selon les droits utilisateur)
¶ Historique et traçabilité
¶ Dans les fiches structures
Onglet « Audits » de chaque fiche structure :
- Liste chronologique : Tous les audits réalisés
- Résultats : Bilan et commentaires de chaque audit
- Bouton « Œil » : Ouvrir la fiche détaillée de l'audit sélectionné
¶ Évolution temporelle
Suivi de l'amélioration :
- Comparaison des résultats entre audits successifs
- Identification des points récurrents
- Mesure de l'efficacité des actions correctives
¶ Utilisation du registre
¶ Filtrage et recherche
¶ Filtres utiles
Par résultat :
- « Soumis à révision » : Structures nécessitant des actions
- « Bilan positif » : Structures conformes
- « Non défini » : Audits en cours
Par période :
- Date de création : Programmation des audits
- Date d'audit : Réalisation effective
Par responsable :
- Créateur : Qui a demandé l'audit
- Auditeur : Qui a réalisé le contrôle
¶ Tri et organisation
Tri recommandé :
- Par date d'audit décroissante : Audits les plus récents en premier
- Par résultat : Regrouper les audits nécessitant des actions
- Par structure : Suivre l'évolution d'une structure spécifique
¶ Indicateurs de performance
- Nombre d'audits par période : Activité d'audit
- Répartition des bilans : Pourcentage de conformité
- Délai moyen de réalisation : Écart entre création et réalisation
- Charge par auditeur : Répartition de la workload
¶ Droits et permissions
¶ Droits d'accès
- Droit d'accès aux audits : Consultation du registre et des fiches
- Droit de créer un audit : Programmation de nouveaux audits
- Droit de modifier un audit : Édition des audits existants
- Droit de supprimer un audit : Suppression des audits
¶ Profils types
Auditeur : Création et modification des audits qu'il réalise
Responsable audits : Gestion complète du module d'audit
Consultation : Accès en lecture seule aux résultats
¶ Intégration avec les autres modules
¶ Avec les structures
- Onglet dédié : Dans chaque fiche structure
- Compteur : Nombre d'audits dans les informations de structure
- Liens croisés : Navigation fluide entre audit et structure
¶ Avec les visites
- Complémentarité : Les audits complètent les visites standard
- Périodicité différente : Audits moins fréquents mais plus approfondis
- Résultats convergents : Cohérence entre visites et audits
¶ Avec les tournées prioritaires
- Programmation : Les audits peuvent être inclus dans les tournées
- Optimisation : Regroupement géographique des audits
¶ Bonnes pratiques
¶ Planification
- Périodicité régulière : Programmer des audits de façon systématique
- Structures critiques : Auditer plus fréquemment les structures à risque
- Répartition de charge : Équilibrer la workload entre auditeurs
¶ Réalisation
- Préparation : Consulter l'historique avant l'audit
- Exhaustivité : Contrôler tous les points de la grille
- Documentation : Photographier les anomalies détectées
¶ Suivi
- Actions correctives : Assurer le suivi des audits « Soumis à révision »
- Tendances : Analyser l'évolution de la conformité
- Retour d'expérience : Améliorer la grille d'évaluation
¶ Navigation suivante
- Administration - Gestion des droits, paramètres et configuration système